Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: EÜR einfach erklärt

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird in Deutschland meist als Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) bezeichnet. Sie ermöglicht bestimmten Selbstständigen und Unternehmen eine vergleichsweise einfache Gewinnermittlung, indem Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenübergestellt werden.

Für Freiberufler:innen, kleinere Gewerbetreibende und andere kleine Unternehmen kann die EÜR eine geeignete Form der Gewinnermittlung sein. Welche Voraussetzungen gelten, wie die Berechnung funktioniert und wie du die Anlage EÜR elektronisch einreichst, erfährst du hier.

Wer darf eine EÜR erstellen?

Grundsätzlich darfst du deinen Gewinn mit einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung beziehungsweise EÜR ermitteln, wenn du nicht zur doppelten Buchhaltung und zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet bist und auch nicht freiwillig Bücher führst.

Ob das zutrifft, hängt von deiner Tätigkeit, deiner Rechtsform sowie bei Gewerbetreibenden von Umsatz und Gewinn ab.

Freiberufler

Freiberufler:innen können ihren Gewinn grundsätzlich mit einer EÜR ermitteln. Die Umsatz- und Gewinngrenzen aus § 141 AO gelten nicht für Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit.

Entscheidend bleibt jedoch, dass keine andere gesetzliche Pflicht zur Buchführung besteht und nicht freiwillig bilanziert wird.

Gewerbetreibende

Für Gewerbetreibende ist neben dem Handelsrecht insbesondere § 141 AO relevant. Eine steuerliche Buchführungspflicht kann entstehen, wenn ein Betrieb folgende Grenzen überschreitet:

• mehr als 800.000 € Umsatz im Kalenderjahr
• mehr als 80.000 € Gewinn im Wirtschaftsjahr

Ob die Buchführungspflicht greift, hängt unter anderem davon ab, welchen Umsatz in einem Jahr und welchen Gewinn dein Betrieb erzielt. Unterhalb dieser Grenzen ist eine EÜR jedoch nicht automatisch möglich, da sich eine Buchführungspflicht auch aus dem Handelsrecht oder der Rechtsform ergeben kann.

Nach § 141 AO beginnt die Buchführungspflicht grundsätzlich mit dem Wirtschaftsjahr nach der entsprechenden Mitteilung des Finanzamts.

Einzelkaufleute

Für Einzelkaufleute gilt nach § 241a HGB eine eigene Befreiungsregelung. Bleiben Umsatzerlöse und Jahresüberschuss in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren bei höchstens 800.000 € beziehungsweise 80.000 €, kann eine Befreiung von der handelsrechtlichen Buchführungs- und Inventarpflicht möglich sein.

Für Neugründungen gelten besondere Regelungen zum ersten Abschlussstichtag.

Wer muss in der Regel bilanzieren?

Unternehmen, die aufgrund ihrer Rechtsform oder gesetzlicher Vorgaben zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, können ihren Gewinn nicht per EÜR ermitteln. Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG und AG sind grundsätzlich immer zur doppelten Buchführung verpflichtet. Auch für bestimmte Personengesellschaften und größere Gewerbebetriebe kann eine Bilanzierungspflicht gelten.

Die Einordnung hängt daher nicht allein von Umsatz und Gewinn ab.

Wie funktioniert eine Einnahmenüberschussrechnung?

Das Grundprinzip der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist einfach: Du erfasst deine betrieblichen Einnahmen und Ausgaben und ermittelst daraus die Differenz. Wichtig ist, dass alle relevanten Angaben vollständig und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Einnahmen erfassen

Zu den Betriebseinnahmen zählen grundsätzlich alle Einnahmen, die durch deinen Betrieb entstehen. Bei einem Onlineshop können das zum Beispiel sein:

• Einnahmen aus Warenverkäufen
• Einnahmen aus Dienstleistungen
• Provisionen oder andere Vergütungen
• Erlöse aus dem Verkauf betrieblicher Wirtschaftsgüter
• vereinnahmte Umsatzsteuer, sofern sie entsprechend zu erfassen ist
• bestimmte Sachentnahmen oder private Nutzungsanteile

Nicht jeder Geldzufluss ist eine Betriebseinnahme. Ein betrieblicher Kredit erhöht beispielsweise nicht deinen steuerpflichtigen Gewinn.

Betriebsausgaben erfassen

Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die durch deinen Betrieb entstehen. Damit du Ausgaben steuerlich berücksichtigen kannst, müssen sie grundsätzlich betrieblich veranlasst sein. Bei einem E-Commerce-Unternehmen können zum Beispiel folgende Kosten anfallen:

• Wareneinkauf
• Verpackungs- und Versandkosten
• Software- und Shopgebühren
• Zahlungsgebühren
• Marketing- und Werbekosten
• externe Dienstleistungen
• Miete für Geschäftsräume oder Lager
• betriebliche Versicherungen
• Telefon- und Internetkosten
• Personalkosten
• Abschreibungen auf betriebliche Wirtschaftsgüter

Nicht jede Ausgabe ist vollständig abzugsfähig. Für bestimmte Kosten gelten besondere Voraussetzungen oder Abzugsbeschränkungen.

Gewinn oder Verlust berechnen

Hast du alle relevanten Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben erfasst, kannst du deinen Gewinn berechnen:

Betriebseinnahmen – Betriebsausgaben = Gewinn oder Verlust

Der Gewinn ergibt sich also, indem die betrieblichen Ausgaben von den Einnahmen abgezogen werden. Ein vereinfachtes Beispiel für einen kleinen Onlineshop könnte so aussehen:

In diesem vereinfachten Beispiel erzielt der Onlineshop bei 60.000 € Betriebseinnahmen und 38.000 € Betriebsausgaben einen Gewinn von 22.000 €. Steuerliche Besonderheiten wie Umsatzsteuer oder Abschreibungen sind hier zur besseren Übersicht nicht berücksichtigt.

Wie funktioniert das Zufluss-Abfluss-Prinzip?

Ein zentraler Bestandteil der EÜR ist das Zufluss- und Abflussprinzip nach § 11 EStG. Einnahmen zählen grundsätzlich in dem Jahr, in dem sie dir zufließen, Ausgaben in dem Jahr, in dem du sie tatsächlich bezahlst.

Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist daher nicht automatisch das Rechnungsdatum entscheidend. Geschäftsvorfälle solltest du grundsätzlich nach dem tatsächlichen Zahlungszeitpunkt verbuchen.

Ein Beispiel: Verkaufst du im Dezember ein Produkt, erhältst die Zahlung aber erst im Januar, wird die Einnahme grundsätzlich im neuen Kalenderjahr berücksichtigt. Gleiches gilt für Ausgaben.

Ausnahmen bestehen unter anderem bei regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben rund um den Jahreswechsel sowie bei bestimmten Wirtschaftsgütern und Abschreibungen. Der Zahlungszeitpunkt kann dadurch auch den ausgewiesenen Gewinn und die Liquidität des Unternehmens beeinflussen.

Was gehört in die Anlage EÜR?

Die Anlage EÜR überträgt deine Gewinnermittlung in einen standardisierten Datensatz für die Finanzverwaltung. Welche Felder du ausfüllen musst, hängt von deinem Unternehmen und den Geschäftsvorgängen des jeweiligen Jahres ab.

Zu den wichtigsten Bereichen gehören:

• Betriebseinnahmen
• Betriebsausgaben
• Umsatzsteuer und Vorsteuer
• Abschreibungen und Anlagevermögen
• nicht oder nur beschränkt abziehbare Betriebsausgaben
• Rücklagen und steuerliche Korrekturen
• Entnahmen und Einlagen bei Einzelunternehmen

Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens müssen unter bestimmten Voraussetzungen zusätzlich in einem Anlagenverzeichnis erfasst werden. Dazu können Maschinen, Fahrzeuge oder Grundstücke einschließlich Gebäude gehören. Bei abnutzbaren Wirtschaftsgütern erfolgt die steuerliche Berücksichtigung häufig über die Absetzung für Abnutzung, kurz AfA. Je nach Fall kann dafür die Anlage AVEÜR relevant sein.

Bei Gesellschaften können weitere Anlagen erforderlich sein.

EÜR erstellen und über ELSTER einreichen: So gehst du vor

Damit die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung am Jahresende wenig Aufwand verursacht, solltest du deine Geschäftsvorfälle laufend dokumentieren. Die folgenden Tipps bei der Erstellung helfen dir, deine Unterlagen strukturiert vorzubereiten und die EÜR zu erstellen.

1. Einnahmen und Ausgaben dokumentieren

Erfasse deine geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben fortlaufend und trenne betriebliche von privaten Vorgängen. Je nach Umfang deines Betriebs kannst du die Aufzeichnungen monatlich und jährlich kontrollieren.

Für Onlineshops bedeutet das beispielsweise, Verkaufserlöse, Warenbezug, Versand-, Zahlungs- und Marketingkosten nachvollziehbar festzuhalten.

2. Belege vollständig erfassen

Zu deinen Aufzeichnungen gehören Belege wie Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und Quittungen.

Die Dokumentation sollte so aufgebaut sein, dass einzelne Geschäftsvorfälle später nachvollziehbar bleiben.

3. Zahlungen dem richtigen Zeitraum zuordnen

Prüfe, wann Einnahmen tatsächlich zufließen und Ausgaben abfließen.

Gerade zum Jahreswechsel solltest du Rechnungs- und Zahlungsdatum nicht verwechseln und mögliche Ausnahmen vom Zufluss-Abfluss-Prinzip beachten.

4. Gewinn ermitteln

Ziehe von deinen relevanten Betriebseinnahmen die abzugsfähigen Betriebsausgaben ab.

Berücksichtige dabei auch Abschreibungen und andere steuerlich relevante Positionen.

5. Anlage EÜR ausfüllen

Übertrage die ermittelten Werte in die jeweils aktuelle Anlage EÜR. Das Formular wird für die einzelnen Veranlagungszeiträume bereitgestellt und enthält unterschiedliche Bereiche für Einnahmen, Ausgaben und ergänzende Angaben.

Für jeden Betrieb ist grundsätzlich eine separate Anlage EÜR zu erstellen.

6. EÜR elektronisch über ELSTER übermitteln

Die Anlage EÜR wird grundsätzlich elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt, zum Beispiel über ELSTER oder eine geeignete Steuersoftware.

Eine Papierabgabe ist nur in Härtefällen möglich, wenn die elektronische Übermittlung unzumutbar ist.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz: Was ist der Unterschied?

EÜR und Bilanz dienen beide der Gewinnermittlung, funktionieren jedoch unterschiedlich.

Im Gegensatz zur doppelten Buchführung konzentriert sich die EÜR auf tatsächliche Zahlungsbewegungen: Einnahmen und Ausgaben werden grundsätzlich berücksichtigt, wenn Geld zu- oder abfließt.

Bei der Bilanzierung werden Geschäftsvorfälle periodengerecht erfasst. Forderungen, Verbindlichkeiten, Vermögensgegenstände und Schulden spielen dabei eine größere Rolle. Die doppelte Buchführung mit Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung ermöglicht dadurch einen umfassenderen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens.

Welche Methode du nutzen darfst oder musst, hängt von einer möglichen Buchführungs- oder Bilanzierungspflicht ab.

Vorteile und Nachteile der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Die EÜR soll die Gewinnermittlung für Unternehmen vereinfachen, die nicht zur Bilanzierung verpflichtet sind. Trotzdem hat die Methode sowohl Vor- als auch Nachteile.

Vorteile der EÜR

Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

• einfache Gewinnermittlung
• geringerer Verwaltungsaufwand als bei der doppelten Buchführung
• übersichtliche Gegenüberstellung von Einnahmen und Ausgaben
• Orientierung an tatsächlichen Zahlungsbewegungen
• keine reguläre Bilanz mit vollständiger Darstellung von Vermögen und Schulden

Gerade für kleinere Betriebe ist die Methode dadurch leichter handhabbar.

Nachteile der EÜR

Die EÜR liefert weniger Informationen über die vollständige Vermögens- und Finanzlage eines Unternehmens als eine Bilanz. Offene Forderungen und Verbindlichkeiten werden nicht in gleicher Weise dargestellt.

Zudem darf nicht jedes Unternehmen die EÜR nutzen. Besteht eine gesetzliche Buchführungs- oder Bilanzierungspflicht, ist die vereinfachte Gewinnermittlung keine Alternative.

Häufige Fehler bei der EÜR

Obwohl die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vergleichsweise einfach aufgebaut ist, können Fehler die Gewinnermittlung verfälschen.

Rechnungsdatum mit Zahlungsdatum verwechseln

Beim Zufluss-Abfluss-Prinzip kommt es grundsätzlich auf den tatsächlichen Zahlungszeitpunkt an. Eine im Dezember geschriebene Rechnung gehört deshalb nicht automatisch in die EÜR des Dezemberjahres.

Private und betriebliche Ausgaben vermischen

Private Lebenshaltungskosten sind grundsätzlich keine Betriebsausgaben. Eine saubere Trennung privater und geschäftlicher Zahlungen erleichtert die korrekte Gewinnermittlung.

Belege und Geschäftsvorfälle nicht nachvollziehbar dokumentieren

Einnahmen und Ausgaben sollten durch geeignete Unterlagen nachvollziehbar sein. Fehlende oder ungeordnete Belege können die spätere Erstellung der EÜR unnötig erschweren.

Kleinunternehmerregelung und EÜR gleichsetzen

Die Kleinunternehmerregelung und die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung betreffen unterschiedliche Bereiche.

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG regelt die Umsatzsteuer, die EÜR die Ermittlung des steuerlichen Gewinns. Der Status als Kleinunternehmer:innen sagt daher nicht automatisch aus, welche Gewinnermittlungsmethode gilt.

Veraltete Umsatz- und Gewinngrenzen verwenden

Ältere Quellen nennen für die Buchführungspflicht häufig noch 600.000 € Umsatz und 60.000 € Gewinn. Diese Werte wurden angehoben. Aktuell sind bei § 141 AO die Grenzen von mehr als 800.000 € Umsatz beziehungsweise mehr als 80.000 € Gewinn relevant.

Fazit: Die EÜR vereinfacht die Gewinnermittlung

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung beziehungsweise Einnahmenüberschussrechnung ist eine einfache Möglichkeit, den steuerlichen Gewinn zu ermitteln. Dafür werden die betrieblichen Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt.

Ob du eine EÜR nutzen darfst, hängt von Tätigkeit, Rechtsform und möglicher Buchführungspflicht ab. Für Gewerbetreibende sind unter anderem die Grenzen von 800.000 € Umsatz und 80.000 € Gewinn relevant.

Eine saubere Dokumentation erleichtert die Gewinnermittlung und die Übermittlung der Anlage EÜR. Da sich steuerliche Vorgaben ändern können, solltest du Grenzwerte und formale Anforderungen regelmäßig prüfen.

Haftungsausschluss: Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine professionelle Steuer- oder Rechtsberatung dar. Bitte konsultiere eine unabhängige Rechts- oder Steuerberatung für Informationen, die spezifisch für dein Land und deine Umstände gelten. Shopify haftet in keiner Weise für deine Verwendung oder dein Vertrauen in diese Informationen.