Jak przygotować press kit? Poradnik i gotowy szablon

Wyobraź sobie, że czołowe medium branżowe lub regionalna stacja telewizyjna zapewnia Twojej firmie bezpłatny rozgłos. Pomyśl, jak duży ruch na stronie internetowej mogłoby to wygenerować.

Skuteczny PR pozwala wykorzystać autorytet znanych tytułów i wzmocnić zaufanie odbiorców. Obecność w mediach uwiarygadnia firmę oraz potwierdza pozytywne opinie przekazywane pocztą pantoflową. To zaś przekłada się bezpośrednio na większą sprzedaż.

Jak ułatwić redakcjom i dziennikarzom przygotowanie materiału o Twojej działalności? Wystarczy przygotować profesjonalny media kit. Sprawdź, jak stworzyć własny pakiet prasowy i pobierz bezpłatny szablon.

Czym jest pakiet prasowy?

Press kit, określany też jako pakiet prasowy lub media kit, to dokument albo dedykowana podstrona z materiałami dla dziennikarzy i wydawców. Pomaga przedstawicielom mediów szybko poznać ofertę Twojej firmy i daje im bezpośredni dostęp do zdjęć oraz grafik gotowych do wykorzystania w artykułach.

To wygodny i sprawdzony format dzielenia się informacjami promocyjnymi. Sprawdza się przy premierach produktów, fuzjach i przejęciach, ważnych komunikatach czy organizacji wydarzeń specjalnych.

Dlaczego warto stworzyć media kit?

Udostępniając pakiet prasowy w sieci, wysyłasz jasny sygnał: jesteśmy otwarci na współpracę z mediami. Dajesz dziennikarzom wszystko, czego potrzebują do przygotowania rzetelnego materiału, wraz z bezpośrednimi danymi kontaktowymi.

Profesjonalny media kit nie daje gwarancji publikacji, ale znacznie ułatwia zdobycie bezpłatnego rozgłosu. Podczas kontaktu z redakcjami masz pod ręką gotowe materiały do przekazania. Wykonujesz część pracy za dziennikarzy, dzięki czemu znacznie chętniej zainteresują się Twoją propozycją tematu.

Cyfrowy pakiet prasowy przydaje się zresztą nie tylko tradycyjnej prasie czy dużym portalom. Zapewnia niezbędne zasoby każdemu, kto chce opowiedzieć o Twojej firmie i ją promować – twórcom podcastów, blogerom, influencerom oraz zaangażowanym odbiorcom w mediach społecznościowych.

Co powinien zawierać pakiet prasowy?

Zawartość materiałów zależy od specyfiki Twojej firmy oraz dostępnych zasobów. Kompletny pakiet prasowy zazwyczaj obejmuje następujące elementy:

• Historia i misja
• Podstawowe fakty o firmie
• Materiały wizualne
• Biografie członków zespołu
• Komunikaty prasowe
• Dotychczasowe publikacje w mediach
• Dane kontaktowe
• Wskazówki dotyczące pisowni i wymowy
• Nagrody i certyfikaty
• Działalność społeczna i charytatywna
• Cytaty i wypowiedzi ekspertów

Historia i misja

To odpowiedź na pytanie, dlaczego działasz. Opowiedz o początkach firmy, przedstaw siebie i wyjaśnij, co motywuje Cię do pracy. „Przedstaw jasno i zwięźle, co wyróżnia Twoją firmę na tle konkurencji” – radzi Jessica Postiglione, założycielka i prezes firmy Bonny. „Co robisz inaczej niż rywale? Czy dajesz klientom większą wartość? Działasz w sposób bardziej zrównoważony, a może tworzysz zupełnie nową kategorię rynku?”. W pakiecie prasowym Annmarie Skin Care firma dzieli się swoją historią, misją oraz autorskim procesem tworzenia produktów, dając mediom pełen obraz swojej tożsamości. 

Podstawowe fakty o firmie

Zbierz najważniejsze dane liczbowe w przejrzystym zestawieniu, aby zapobiec powielaniu błędnych informacji przez media. Warto uwzględnić takie informacje, jak:

• Jak długo firma działa na rynku?
• Ilu klientów udało się dotąd obsłużyć?
• Ile produktów sprzedano?
• Gdzie mieści się siedziba firmy?
• Gdzie powstają produkty?

Materiały wizualne

Ułatw redakcjom wykorzystanie logo i materiałów graficznych, udostępniając pliki w wysokiej rozdzielczości. Firma The Mantry udostępnia zdjęcia przygotowane zarówno do druku (wymagającego wyższej rozdzielczości), jak i do publikacji cyfrowych – wszystkie gotowe do natychmiastowego pobrania ze strony. 

Biografie członków zespołu

W pakiecie prasowym warto przedstawić sylwetkę założyciela oraz innych ważnych członków zespołu – zwłaszcza jeśli za powstaniem działalności stoi inspirująca historia.

Komunikaty prasowe

Jeśli dysponujesz aktualnymi lub archiwalnymi informacjami prasowymi, dodaj je do zestawu. Mogą to być zapowiedzi nowych produktów, ważne wiadomości z życia firmy czy informacje o nawiązanych współpracach.

Dotychczasowe publikacje w mediach

Jeśli o Twojej działalności pisano już w mediach, dodaj bezpośrednie odnośniki. Mogą to być wpisy na blogach, wywiady, artykuły prasowe czy materiały wideo. W przypadku wzmianek w podcastach, radiu lub telewizji warto dołączyć link do nagrania lub osadzić odtwarzacz bezpośrednio na stronie z pakietem prasowym. W ten sposób dajesz dziennikarzom gotowy punkt odniesienia i potwierdzenie wiarygodności. Warto jednak selekcjonować publikacje – prezentuj wyłącznie najlepsze materiały, a w miarę rozwoju firmy usuwaj te mniej istotne wzmianki. 

Dane kontaktowe

Wskaż bezpośrednią ścieżkę kontaktu dla przedstawicieli mediów. Dobrym rozwiązaniem jest utworzenie osobnego adresu e-mail dla prasy, np. pr@twojafirma.pl. Dzięki temu zapytania dziennikarzy nie zginą wśród codziennych wiadomości od klientów i sprawnie na nie odpowiesz. Przykładowo firma Dropps w swoim pakiecie prasowym kieruje wszystkie zapytania medialne na dedykowany adres PR@dropps.com. 

Wskazówki dotyczące pisowni i wymowy nazwy

Jeśli nazwa Twojej firmy ma nietypową pisownię, wielkie litery lub wymowę, w pakiecie prasowym możesz dokładnie określić reguły jej zapisu. Jeżeli poprawny zapis to np. „NazwaFirmy”, a nie „Nazwa Firmy” czy „nazwafirmy”, zaznacz to wprost.

Nagrody i certyfikaty

Pochwal się wyróżnieniami przyznanymi przez organizacje branżowe lub konsumenckie. Dołącz także posiadane certyfikaty, które będą konkretnym dowodem wiarygodności i pomogą budować zaufanie do oferty Twojej firmy.

Działalność społeczna i charytatywna

Wymień organizacje, które wspierasz oraz inicjatywy prospołeczne, w które angażuje się Twoja firma. Pomoże to zaprezentować ją jako podmiot odpowiedzialny społecznie, a jest to cecha coraz bardziej doceniana przez współczesnych konsumentów.

Cytaty i wypowiedzi ekspertów

Przygotuj zbiór gotowych wypowiedzi osób decyzyjnych lub specjalistów z Twojej firmy, które dziennikarze mogą od razu zacytować w artykule. Dzięki temu redakcja zyskuje gotowy komentarz ekspercki bez konieczności umawiania i przeprowadzania osobnego wywiadu.

Jak stworzyć cyfrowy pakiet prasowy?

1. Wybierz szablon
2. Przygotuj zwięzły opis firmy
3. Przedstaw najważniejsze etapy rozwoju
4. Zbierz materiały dla mediów
5. Opublikuj całość na swojej stronie

Wiesz już, co powinien zawierać pakiet prasowy. Teraz sprawdź, jak krok po kroku przygotować taki zestaw materiałów dla swojej firmy.

1. Wybierz szablon

Zanim wybierzesz referencje lub przygotujesz zakładkę „O nas”, zdecyduj, w jaki sposób chcesz udostępniać materiały mediom. Zastanów się, czy dziennikarze mają zgłaszać się po pakiet prasowy mailowo, czy pobierać go bezpośrednio ze strony internetowej.

Forma udostępnienia wpływa na to, jak dziennikarze i twórcy będą pisać o Twojej aktywności. Im prostszy i szybszy dostęp do zasobów im zapewnisz, tym większa szansa na liczne i wartościowe publikacje.

Plik PDF do pobrania to profesjonalny sposób na prezentację Twojej działalności. W takim wariancie gotowy szablon ułatwi Ci zebranie wszystkich niezbędnych informacji w jednym miejscu. Zwykle zawiera on praktyczne wskazówki oraz edytowalne pola, które bez trudu uzupełnisz danymi o swojej firmie.

2. Przygotuj zwięzły opis firmy

Opisz swoją działalność i ofertę w kilku zdaniach. To idealne miejsce, aby przedstawić misję, wizję oraz cele firmy. Warto uwzględnić podstawowe szczegóły, takie jak:

• rok założenia firmy,
• siedziba i lokalizacja,
• wielkość zespołu lub liczba pracowników,
• podstawowe informacje o profilu działalności,
• dane kontaktowe dla mediów.

Dbaj o regularną aktualizację tych danych. To najczęściej pierwsza sekcja, na którą trafia dziennikarz przeglądający pakiet prasowy.

3. Przedstaw najważniejsze etapy rozwoju

Opisz drogę i sukcesy firmy, zaczynając od najnowszych osiągnięć. Wskaż przełomowe momenty, które najlepiej podkreślają historię Twojej działalności.

Ta część materiałów prasowych może zawierać szczegóły pominięte w ogólnym podsumowaniu. Aby pomóc dziennikarzom lepiej poznać Twoją firmę, warto uwzględnić:

• pozyskane finansowanie oraz znaczących inwestorów,
• główne właściwości Twoich produktów,
• cechy wyróżniające ofertę na rynku,
• dokładny profil grupy docelowej.

Pokaż przedstawicielom mediów, jaki wpływ na rynek wywiera Twoja firma. Redakcje szukają tematów dopasowanych do swoich czytelników – precyzyjne zdefiniowanie odbiorców zachęci dziennikarzy piszących dla podobnej grupy docelowej do publikacji materiału o Twojej działalności.

4. Zbierz materiały dla mediów

Twój media kit powinien zawierać zasoby, które ułatwią dziennikarzom przygotowanie rzetelnego materiału o Twojej firmie. Warto w nim umieścić:

• logo firmy (w różnych formatach),
• zdjęcia zespołu i profesjonalne portrety,
• referencje i opinie,
• zestawienia faktów i liczb,
• studia przypadków,
• materiały wideo,
• komunikaty prasowe,
• logotypy mediów, w których pojawiła się firma,
• dotychczasowe wzmianki prasowe,
• zdjęcia produktów w wysokiej rozdzielczości.

Zadbaj o wygodne pobieranie tych plików. Możesz skorzystać z dysku w chmurze (np. Dropbox) lub przygotować spakowaną paczkę materiałów do bezpośredniego pobrania na komputer.

5. Opublikuj całość na swojej stronie

Niezależnie od tego, czy przygotowujesz media kit w formie pliku do pobrania, czy jako interaktywną podstronę, umieść go w swojej witrynie. Nie musisz dodawać odnośnika w menu głównym. W zupełności wystarczy link „Dla mediów” lub „Prasa” umieszczony w stopce.

Większość dziennikarzy i wydawców szuka takich informacji właśnie tam. Dodanie pakietu prasowego do Twojego sklepu internetowego wspiera także pozycjonowanie w wyszukiwarkach i pomaga zwiększyć ruch w serwisie.

Przykłady pakietów prasowych

• Holstee
• LuminAID
• Hiut Denim

Jeśli szukasz inspiracji, sprawdź, jak przygotowanie media kitu wygląda w praktyce w następujących e-sklepach:

Holstee

Firma Holstee, oferująca produkty wspierające uważność (mindfulness), stawia w swoim pakiecie prasowym przede wszystkim na formę opisową. Najważniejsze informacje wyeksponowano za pomocą wyrazistych cytatów. Holstee prezentuje również zestawienie publikacji medialnych, w których pojawiła się firma, co skutecznie buduje jej wiarygodność. Na dole podstrony umieszczono dane kontaktowe oraz pliki do pobrania – w tym portrety założycieli i zdjęcia produktów.

LuminAID

Producent oświetlenia solarnego LuminAID w swoim media kicie udostępnia zbiór profesjonalnych zdjęć, materiałów wideo oraz artykułów. Przedstawiciele mediów mogą szybko poznać historię powstania firmy, pobrać kompletny pakiet prasowy lub skontaktować się bezpośrednio z zespołem PR w celu uzyskania dodatkowych informacji.

Hiut Denim

Producent odzieży dżinsowej Hiut Denim stawia w sekcji prasowej na minimalizm. Na samej górze strony widnieje dedykowany adres e-mail do kontaktu z mediami, a poniżej zamieszczono zestawienie najciekawszych artykułów, trzyzdaniowy opis działalności gotowy do wykorzystania przez dziennikarzy oraz zwięzły biogram założycieli.

Jak zdobyć rozgłos w mediach dla firmy?

Teraz Twoja kolej. Planując przygotowanie media kitu dla swojej działalności, zastanów się, w jakich serwisach i publikacjach chcesz się pojawić oraz jakie materiały ułatwią redakcjom przygotowanie tekstu.

Pamiętaj, że obecność w mediach wciąż wymaga budowania relacji i bezpośredniego kontaktu z dziennikarzami. Dobrze przygotowany pakiet prasowy ułatwia im rzetelne i spójne przedstawienie Twojej firmy. Jednak pierwszy krok nadal należy do Ciebie.