Steuern zahlen als Kleinunternehmer:in: Das musst du wissen

Wenn du ein Unternehmen gründest oder dich selbstständig machst, spielt früher oder später die Umsatzsteuer eine Rolle. Du kennst sie bestimmt aus deinem Alltag: Kaufst du zum Beispiel ein T-Shirt und schaust auf den Kassenzettel, findest du dort in der Regel auch die enthaltene Umsatzsteuer von 19 %. Bist du selbst Unternehmer:in, berechnest auch du normalerweise Umsatzsteuer auf deine Produkte oder Dienstleistungen, weist sie auf deinen Rechnungen aus und führst sie ans Finanzamt ab.

Gerade für kleinere Unternehmen kann dieser Aufwand am Anfang eine große Belastung sein. Deshalb gibt es in Deutschland die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Erfüllst du ihre Voraussetzungen und nutzt die Regelung, sind deine entsprechenden Umsätze von der Umsatzsteuer befreit. Damit giltst du umsatzsteuerlich als Kleinunternehmer:in.

Aber aufgepasst:

Deshalb können freiberufliche Designer:innen die Kleinunternehmerregelung genauso nutzen wie gewerbliche Onlinehändler:innen oder (unter bestimmten Voraussetzungen) auch eine GmbH. Ob du Kleinunternehmer:in bist und welche Steuern du zahlen musst, hängt also nicht allein von deinem Beruf oder deiner Rechtsform ab. Entscheidend ist vor allem dein Umsatz.

Die Kleinunternehmerregelung seit 2025

Die Kleinunternehmerregelung wurde zum 1. Januar 2025 umfassend reformiert. Dabei haben sich unter anderem die Umsatzgrenzen und ihre Berechnung geändert. Hier findest du die wichtigsten Regeln im Überblick:

1. Umsatzgrenzen: Wer gilt wann als Kleinunternehmer:in?

Ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen kannst, hängt vor allem von deinem Gesamtumsatz ab. Diese zwei Grenzen musst du im Blick behalten:

• 25.000 € im Vorjahr: Dein Gesamtumsatz im vorherigen Kalenderjahr darf höchstens 25.000 € betragen. Möchtest du die Kleinunternehmerregelung beispielsweise 2027 nutzen, darf dein Gesamtumsatz 2026 die Grenze von 25.000 € nicht überschreiten.
• 100.000 € im laufenden Jahr: Im Kalenderjahr, in dem du die Kleinunternehmerregelung nutzt, darf dein Gesamtumsatz 100.000 € nicht überschreiten. Diese Grenze musst du während des Jahres im Blick behalten. Überschreitest du sie, endet die Steuerbefreiung sofort. Bereits der Umsatz, mit dem du über 100.000 € kommst, ist nicht mehr nach § 19 UStG steuerfrei. Die vorherigen Umsätze des Jahres bleiben steuerfrei.

Für dein Gründungsjahr gilt eine Besonderheit. Da du als frischgebackene:r Unternehmer:in noch keinen Vorjahresumsatz hast, liegt die Umsatzgrenze im ersten Kalenderjahr bei 25.000 € statt 100.000 €. Seit 2025 musst du diese Grenze auch nicht mehr auf zwölf Monate hochrechnen. Gründest du deinen Onlineshop beispielsweise erst im Oktober, darfst du bis zum Jahresende trotzdem bis zu 25.000 € Gesamtumsatz machen.

Wichtig: Beide Umsatzgrenzen gehören zusammen. Hast du im Vorjahr mehr als 25.000 € Gesamtumsatz erzielt, kannst du die Kleinunternehmerregelung im folgenden Jahr nicht nutzen, selbst wenn du für dieses Jahr mit deutlich weniger als 100.000 € Umsatz rechnest.

Schau dir das Ganze an einem praktischen Rechenbeispiel an:

Stell dir vor, du betreibst seit 2025 einen kleinen Onlineshop für selbst gestaltete Wohnaccessoires. Im Jahr 2025 hast du einen Gesamtumsatz von 22.000 € erzielt. Damit bleibst du unter der Vorjahresgrenze von 25.000 € und kannst die Kleinunternehmerregelung 2026 weiterhin nutzen.

Angenommen, dein Shop wächst in den nächsten Monaten fleißig und bis November 2026 hast du 98.000 € umgesetzt. Eine Bestellung im Wert von 3.000 € bringt deinen Jahresumsatz auf 101.000 €. Mit dieser Bestellung überschreitest du die Kleinunternehmergrenze von 100.000 €. Die 3.000 € sind deshalb bereits nicht mehr steuerfrei nach § 19 UStG, die bis dato erzielten 98.000 € schon.

2. Umsatz oder Gewinn: Was zählt für die Kleinunternehmerregelung?

Für die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung zählt dein Umsatz, nicht dein Gewinn.

Ein Beispiel: Verkaufst du in deinem Onlineshop innerhalb eines Jahres Produkte für insgesamt 20.000 €, liegt dein Umsatz bei 20.000 €. Gibst du gleichzeitig 8.000 € für Waren, Verpackungen, Software und andere Betriebsausgaben aus, bleiben dir 12.000 € Gewinn. Für die Kleinunternehmerregelung ist trotzdem der Umsatz von 20.000 € entscheidend. Deine Betriebsausgaben kannst du von der Umsatzgrenze also nicht abziehen.

Für die Berechnung deines Gesamtumsatzes solltest du außerdem diese Regeln kennen:

• Es zählt grundsätzlich das Geld, das du tatsächlich einnimmst. Für die Berechnung deines Gesamtumsatzes sind die sogenannten vereinnahmten Entgelte maßgeblich, also das, was deine Kund:innen für deine Produkte oder Dienstleistungen beim Checkout wirklich bezahlen.
• Die Umsatzgrenzen von 25.000 € und 100.000 € gelten netto. Als Kleinunternehmer:in berechnest du für deine nach § 19 UStG steuerfreien Umsätze keine Umsatzsteuer. Verkaufst du beispielsweise ein Produkt für 50 €, fließen deshalb auch diese 50 € in deinen Gesamtumsatz ein. Du musst nicht erst 19 % Umsatzsteuer herausrechnen.
• Nicht jede Einnahme zählt zum Gesamtumsatz. Das Umsatzsteuergesetz nimmt bestimmte Umsätze von der Berechnung aus. Dazu gehören beispielsweise bestimmte steuerfreie Umsätze sowie der Verkauf von Gegenständen, die zu deinem Anlagevermögen gehören. Verkaufst du etwa deinen alten Geschäftslaptop, wird dieser Verkauf grundsätzlich nicht auf die Umsatzgrenze der Kleinunternehmerregelung angerechnet.

Welche Vor- und Nachteile hat die Kleinunternehmerregelung?

Auch wenn du die Voraussetzungen erfüllst, kannst du freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und zur regulären Umsatzbesteuerung wechseln. Welche Variante besser zu deinem Business passt, hängt von deiner individuellen Situation ab, zum Beispiel davon, ob du hauptsächlich an Privat- oder Geschäftskund:innen verkaufst, wie hoch deine betrieblichen Ausgaben sind und wie schnell dein Unternehmen wächst.

Vorteile der Kleinunternehmerregelung

• Weniger Aufwand mit der Umsatzsteuer: Auf deine nach § 19 UStG steuerfreien Umsätze berechnest du keine Umsatzsteuer und führst entsprechend auch keine ab. Auch Umsatzsteuervoranmeldungen und die Umsatzsteuerjahreserklärung entfallen seit 2025 grundsätzlich. Für bestimmte Sonderfälle gelten allerdings Ausnahmen.
• Möglicher Preisvorteil bei Privatkund:innen: Verkaufst du hauptsächlich an Privatpersonen, kannst du deine Produkte günstiger anbieten als Wettbewerber:innen, die Umsatzsteuer berechnen müssen. Ob dir daraus tatsächlich ein Vorteil entsteht, hängt von deiner Preisgestaltung und deinen Kosten ab.
• Einfacherer Einstieg bei kleinen Umsätzen: Gerade bei einem kleinen oder neuen Business kann die Regelung deinen laufenden Steueraufwand reduzieren. Deine übrigen steuerlichen Pflichten bleiben davon allerdings unberührt.

Nachteile der Kleinunternehmerregelung

• Kein Vorsteuerabzug: Du kannst dir die Umsatzsteuer auf deine betrieblichen Einkäufe nicht vom Finanzamt zurückholen. Kaufst du beispielsweise einen Laptop für 1.190 € inklusive 190 € Umsatzsteuer, kannst du dir diese 190 € als Kleinunternehmer:in nicht vom Finanzamt zurückholen.
• Weniger attraktiv bei hohen Investitionen: Planst du größere Ausgaben für Waren, Ausstattung oder Technik, kann der fehlende Vorsteuerabzug finanziell stärker ins Gewicht fallen.
• Du musst deine Umsatzgrenzen im Blick behalten: Besonders bei einem schnell wachsenden Business solltest du deinen Umsatz regelmäßig prüfen. Überschreitest du im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 €, ist bereits der Umsatz, mit dem du darüber kommst, nicht mehr nach § 19 UStG steuerfrei.
• Geringerer Vorteil im B2B-Geschäft: Geschäftskund:innen können berechnete Umsatzsteuer häufig selbst als Vorsteuer abziehen. Dadurch fällt dein potenzieller Preisvorteil geringer aus.

Wichtig: Verzichtest du freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung, bindet dich diese Entscheidung nach § 19 Abs. 3 UStG grundsätzlich für mindestens fünf Kalenderjahre. Deshalb solltest du vorab sorgfältig prüfen, ob sich die Regelung für dich lohnt oder nicht.

Welche Steuern müssen Kleinunternehmer:innen zahlen?

Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Sie bedeutet also nicht, dass du als Kleinunternehmer:in grundsätzlich keine (weiteren) Steuern zahlen musst. Welche Steuerarten für dich anfallen, hängt unter anderem von deinem Gewinn und davon ab, ob du freiberuflich oder gewerblich tätig bist.

1. Einkommensteuer

Auch als Kleinunternehmer:in zahlst du grundsätzlich Einkommensteuer auf deine Einkünfte. Anders als bei der Umsatzsteuer ist hier dein Gewinn entscheidend, nicht dein Umsatz:

• Gewinn = Betriebseinnahmen − Betriebsausgaben. Nimmst du mit deinem Onlineshop beispielsweise 30.000 € ein und hast 10.000 € Betriebsausgaben, beträgt dein Gewinn 20.000 €.
• 2026 liegt der Grundfreibetrag bei 12.348 €. Bis zu diesem zu versteuernden Einkommen fällt grundsätzlich keine Einkommensteuer an.
• Der Grundfreibetrag gilt für dein gesamtes zu versteuerndes Einkommen. Hast du neben deinem Business weitere Einkünfte, zählen auch die dazu.
• Das Finanzamt kann Vorauszahlungen festsetzen. Anders als bei der Einkommenssteuererklärung für Angestellte musst du als Kleinunternehmer:in deine Einkommenssteuer unter Umständen bereits während des Jahres in vierteljährlichen oder monatlichen Raten ans Finanzamt zahlen.

2. Umsatzsteuer

Für deine nach § 19 UStG steuerfreien Umsätze berechnest du als Kleinunternehmer:in grundsätzlich keine Umsatzsteuer und führst dafür auch keine ans Finanzamt ab. Im Gegenzug kannst du die Umsatzsteuer auf deine betrieblichen Einkäufe grundsätzlich nicht als Vorsteuer abziehen.

Die Kleinunternehmerregelung allerdings bedeutet nicht, dass du von allen umsatzsteuerlichen Pflichten befreit bist. Kaufst oder verkaufst du Waren und Dienstleistungen über Landesgrenzen hinweg, können zusätzliche Regeln gelten:

• Geschäfte innerhalb der EU: Auch als Kleinunternehmer:in kannst du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) beantragen. Bei Wareneinkäufen aus anderen EU-Ländern kann außerdem deutsche Umsatzsteuer anfallen.
• Dienstleistungen aus dem Ausland: Beziehst du bestimmte Leistungen von einem Unternehmen im Ausland, kann das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG greifen. Dann musst du gegebenenfalls selbst deutsche Umsatzsteuer abführen.
• Waren aus Nicht-EU-Ländern: Importierst du beispielsweise Waren für deinen Onlineshop aus den USA oder China, kann Einfuhrumsatzsteuer anfallen. Die Kleinunternehmerregelung befreit dich nicht davon.

3. Gewerbesteuer

Die Gewerbesteuer betrifft dich nur, wenn du ein Gewerbe betreibst. Bist du Freiberufler:in, fällt für deine freiberufliche Tätigkeit grundsätzlich keine Gewerbesteuer an. Ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt, spielt dabei keine Rolle. Für natürliche Personen und Personengesellschaften gilt ein Freibetrag von 24.500 € Gewerbeertrag pro Jahr. Gerade bei einem kleinen Gewerbe musst du deshalb am Anfang häufig noch keine Gewerbesteuer zahlen.

4. Welche weiteren Steuern können anfallen?

Je nach Geschäftsmodell und persönlicher Situation können weitere Steuern auf dich zukommen. Aber keine Sorge: Für die meisten Kleinunternehmer:innen spielen sie nicht automatisch eine Rolle.

Diese Steuerarten solltest du kennen:

• Lohnsteuer: Beschäftigst du Mitarbeiter:innen, musst du als Arbeitgeber:in grundsätzlich die Lohnsteuer vom Arbeitslohn einbehalten und ans Finanzamt abführen.
• Einfuhrumsatzsteuer: Importierst du Waren aus einem Nicht-EU-Land, kann bei der Einfuhr Einfuhrumsatzsteuer anfallen, auch wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt.
• Weitere branchenspezifische Steuern: Je nachdem, was du verkaufst oder welche Tätigkeit du ausübst, können zusätzliche Steuern fällig werden.

Welche Steuerfristen musst du als Kleinunternehmer:in kennen?

Auch als Kleinunternehmer:in musst du bestimmte Steuerfristen einhalten. Die wichtigsten Termine im Überblick:

So zahlst du als Kleinunternehmer:in deine Steuern Schritt für Schritt

Der deutsche Steuerdschungel kann gerade am Anfang ziemlich verwirrend sein. Wenn du deine To Do’s in eine klare Reihenfolge bringst, kannst du dir die Arbeit aber deutlich erleichtern. Diese sieben Schritte zeigen dir, was du von der Anmeldung bis zur tatsächlichen Steuerzahlung erledigen musst.

1. Melde deine Tätigkeit beim Finanzamt an

Wenn du dich selbstständig machst, musst du deine Tätigkeit zunächst offiziell anmelden. Dafür füllst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung online über ELSTER aus. Anschließend erhältst du vom Finanzamt deine Steuernummer.

Dabei solltest du Folgendes beachten:

• Prüfe zunächst, ob du freiberuflich oder gewerblich tätig bist. Ein Gewerbe musst du zusätzlich beim zuständigen Gewerbeamt anmelden. Freiberufler:innen benötigen keine Gewerbeanmeldung.
• Schätze deine erwarteten Umsätze und Gewinne für dein erstes Jahr. Diese Info musst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angeben.
• Kläre, ob du die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung erfüllst und entscheide, ob du sie nutzen möchtest oder nicht.

2. Erfasse deine Einnahmen und Ausgaben

Sobald dein Business läuft, solltest du deine Einnahmen und Ausgaben von Anfang an ordentlich dokumentieren. Halte dafür fest, welche Einnahmen du mit deinem Business erzielst – zum Beispiel durch Produktverkäufe oder Dienstleistungen – und bewahre die dazugehörigen Rechnungen und Belege auf.

Auch deine betrieblichen Ausgaben solltest du vollständig erfassen. Denn auch als Kleinunternehmer:in kannst du Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Die Kleinunternehmerregelung ändert daran nichts. Zu den gängigen Betriebsausgaben gehören zum Beispiel:

• Wareneinkäufe
• Software
• Marketing und Werbung
• Verpackung und Versand
• Arbeitsmittel
• Telefon und Internet
• Arbeitszimmer/Homeoffice
• Fahrt- und Reisekosten
• Fortbildungen
• Steuerberatung und Buchhaltung
• Personalkosten

So hast du später alle Zahlen zur Hand, die du für deine Steuererklärung und die Gewinnermittlung brauchst.

3. Ermittle deinen Gewinn

Hast du deine Einnahmen und Ausgaben vollständig erfasst, kannst du daraus deinen Gewinn für das Jahr ermitteln. Dafür addierst du deine Betriebseinnahmen und ziehst davon deine Betriebsausgaben ab:

Betriebseinnahmen − Betriebsausgaben = Gewinn

Diesen Gewinn brauchst du unter anderem für deine Einkommensteuer. Als Kleinunternehmer:in ermittelst du ihn mit einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Dabei stellst du vereinfacht gesagt deine Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben für das Jahr gegenüber und übermittelst das Ergebnis mit deiner Steuererklärung ans Finanzamt.

Bist du dagegen zur doppelten Buchführung verpflichtet, ermittelst du deinen Gewinn über eine Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Welche Methode für dich gilt, hängt also nicht von der Kleinunternehmerregelung ab.

4. Ermittle deine Einkommensteuer (+ Gewerbesteuer bei Bedarf)

Deinen Gewinn hast du jetzt ermittelt. Als Nächstes kannst du einordnen, welche Steuern darauf anfallen:

• Einkommensteuer: Dein Gewinn aus der selbstständigen Tätigkeit fließt in die Berechnung deines zu versteuernden Einkommens ein. Wie viel Einkommensteuer du tatsächlich zahlst, hängt unter anderem von weiteren Einkünften und deiner persönlichen steuerlichen Situation ab.
• Gewerbesteuer: Betreibst du ein Gewerbe, prüfst du zusätzlich, ob Gewerbesteuer anfällt. Für natürliche Personen und Personengesellschaften gilt der Freibetrag von 24.500 € Gewerbeertrag. Freiberufler:innen zahlen grundsätzlich keine Gewerbesteuer.

5. Prüfe deine Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer funktioniert anders: Hier ist nicht dein Gewinn entscheidend, sondern dein Umsatz und die Art deiner Geschäfte. Auch wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, solltest du deshalb regelmäßig prüfen, ob du ihre Voraussetzungen weiterhin erfüllst und ob für dein Business umsatzsteuerliche Sonderregeln gelten.

• Kontrolliere deine Umsatzgrenzen: Überschreitest du im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 €, ist bereits der Umsatz, mit dem du diese Grenze überschreitest, nicht mehr nach § 19 UStG steuerfrei.
• Prüfe deine Rechnungen: Für deine steuerfreien Kleinunternehmerumsätze weist du keine Umsatzsteuer gesondert aus und gibst einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG an.
• Achte auf Auslandsgeschäfte: Reverse Charge, bestimmte innergemeinschaftliche Erwerbe und andere grenzüberschreitende Geschäfte können dazu führen, dass du trotz Kleinunternehmerregelung Umsatzsteuer erklären und zahlen musst.
• Prüfe mögliche Meldepflichten: Bei grenzüberschreitenden Geschäften können je nach Fall zusätzliche umsatzsteuerliche Erklärungs- oder Meldepflichten entstehen.

Hinweis: Seit 2025 musst du als Kleinunternehmer:in grundsätzlich keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mehr abgeben. Ausnahmen können jedoch gelten, etwa wenn du selbst Umsatzsteuer nach § 13b UStG schuldest oder das Finanzamt dich zur Abgabe auffordert.

6. Reiche deine Steuererklärungen ein

Am Ende des Steuerjahres meldest du deine Zahlen ans Finanzamt. Welche Erklärungen du genau abgeben musst, hängt von deiner Tätigkeit und deiner steuerlichen Situation ab.

Typischerweise können dazu gehören:

• Einkommensteuererklärung
• Anlage S bei freiberuflicher Tätigkeit oder Anlage G bei gewerblicher Tätigkeit
• Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), sofern du deinen Gewinn auf diesem Weg ermittelst
• Gewerbesteuererklärung, wenn du ein Gewerbe betreibst und zur Abgabe verpflichtet bist
• Umsatzsteuererklärung oder andere umsatzsteuerliche Meldungen, wenn bei dir trotz Kleinunternehmerregelung eine entsprechende Abgabepflicht besteht

Deine Steuererklärungen übermittelst du elektronisch an das Finanzamt, beispielsweise über ELSTER.

7. Bezahle Steuern und plane Vorauszahlungen ein

Nachdem das Finanzamt deine Steuererklärungen bearbeitet hat, erhältst du deinen Steuerbescheid. Darin siehst du, ob du noch Steuern nachzahlen musst und bis wann die Zahlung fällig ist. Das Finanzamt kann außerdem Vorauszahlungen für kommende Steuerjahre festsetzen.

Praxistipp: Lege regelmäßig einen Teil deiner Einnahmen für die Steuer zurück. So bleibst du bei eventuellen Nachzahlungen oder neu festgesetzten Vorauszahlungen ganz entspannt und musst sie nicht auf einmal aus deinem laufenden Budget bezahlen.

Steuern zahlen als Kleinunternehmer:in — Die häufigsten Fehler

Gerade bei der Kleinunternehmerregelung können kleine Missverständnisse schnell steuerliche Folgen haben. Diese häufigen Fehler solltest du deshalb vermeiden:

• Du verwechselst Kleinunternehmen und Kleingewerbe: Die Kleinunternehmerregelung ist eine umsatzsteuerliche Regelung. Ein Kleingewerbe ist etwas anderes und sagt nicht automatisch aus, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen kannst.
• Du verwechselst Umsatz und Gewinn: Für die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung zählt dein Umsatz, nicht dein Gewinn nach Abzug der Betriebsausgaben.
• Du rechnest mit den alten Umsatzgrenzen: Seit 2025 gelten grundsätzlich 25.000 € für das Vorjahr und 100.000 € für das laufende Jahr. Die Grenzen werden netto berechnet.
• Du prüfst die 100.000-€-Grenze erst am Jahresende: Behalte deinen Umsatz während des Jahres im Blick. Bereits der Umsatz, mit dem du die 100.000-€-Grenze überschreitest, fällt nicht mehr unter die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.
• Du vergisst den Hinweis auf die Steuerbefreiung auf Rechnungen: Für deine nach § 19 UStG steuerfreien Umsätze muss deine Rechnung auf die geltende Steuerbefreiung hinweisen.
• Du weist Umsatzsteuer auf Rechnungen aus: Für deine steuerfreien Kleinunternehmerumsätze darfst du keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Tust du es doch, kann das dazu führen, dass du die ausgewiesene Umsatzsteuer trotzdem schuldest.
• Du gehst davon aus, dass du nie Umsatzsteuer zahlen musst: Die Kleinunternehmerregelung befreit dich nicht von allen umsatzsteuerlichen Pflichten. Bei bestimmten Auslandsgeschäften können beispielsweise Reverse Charge, Einfuhrumsatzsteuer oder die Besteuerung innergemeinschaftlicher Erwerbe relevant werden.
• Du dokumentierst Betriebsausgaben nicht: Sammle Rechnungen und Belege für deine geschäftlichen Ausgaben sorgfältig. Betriebsausgaben können deinen steuerpflichtigen Gewinn reduzieren.

Rechtshinweis: Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Steuerliche Regelungen können sich ändern und hängen von deiner individuellen Situation ab. Wenn du unsicher bist, welche Regelungen für dein Unternehmen gelten, wende dich an eine Steuerberatung.